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過程:管理體系一體化的紐帶

  
評論: 更新日期:2010年02月21日

??? 過程是組成管理體系的單元。對過程,尤其是對過程特性進行管理,從而使得過程的結果能夠滿足要求,是質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三個不同領域管理體系的相同語言。因此,過程是聯(lián)系不同管理體系的紐帶,而過程分析和策劃更是建立基于過程模式的一體化管理體系的切人點。

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一、管理體系和過程
???? ?ISO 9000標準中“管理的系統(tǒng)方法”指出:將相互關聯(lián)的過程作為系統(tǒng)加以識別、理解和管理,有助于組織提高實現(xiàn)目標的有效性和效率。因此,我們可以把質量管理體系和過程看作是整體和部分的關系,把過程看作構成質量管理體系的基本單元。二者的這種關系類似于計算機程序和程序中模塊的關系,各過程(模塊)分別具有各自的功能,接受其他過程(模塊)的輸出,并向其他過程(模塊)提供輸入,從而實現(xiàn)整個管理體系(程序)的功能。
????? ISO 14001:1996和GB'T 28001標準沒有明確環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系與過程的關系,但ISO 9000標準在闡述質量管理體系與其他管理體系的關注點時指出,一個組織的管理體系的各個部分,連同質量管理體系可以合成一個整體,從而形成使用共有要素的單一的管理體系。ISO/TC 176/SC 2/N 544R2《管理體系的過程方法概念和應用的指南》也指出,本指南可作為任何管理體系應用過程方法的指南,包括環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系。ISO 14001:2004標準也出現(xiàn)了“許多組織通過由過程組成的體系以及過程之間的相互作用對運行進行管理”的提法。
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二、過程特性
環(huán)境因素和危險源存在于過程中,是過程的輸出,如表一。

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???????????????? 標準
層面
ISO9001
ISO14001
GB/T28001
結果
產(chǎn)品的效用
(顧客滿意)
對環(huán)境的影響
(環(huán)境影響)
對人造成的傷害
(事故)
輸出
顧客要求的產(chǎn)品
(產(chǎn)品符合要求)
污染物、資源能源消耗(環(huán)境因素)
能量和有害物質
(危險源)
成因
過程特性
過程特性
過程特性
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????? 過程輸出(包括常規(guī)意義的產(chǎn)品)的特性取決于過程特性。輸出特性定義了輸出,回答了“需要具有什么特性的輸出滿足外界需要”的問題。過程特性則定義了過程,回答了“需要什么機制持續(xù)并無缺陷地創(chuàng)造和提供這些特性”的問題。
????? 一般來講,一個組織可能有多個管理體系,實現(xiàn)各自的方針和目標服務。這些管理體系構成了組織總的管理體系,如果不站在總系統(tǒng)的高度協(xié)調不同管理體系的關系,往往就會發(fā)生沖突(特別是在占有資源相對有限的組織和以部門為導向的組織中)。這通常表現(xiàn)為考慮問題的片面性,如只考慮如何提高作業(yè)效率,忽視了由此帶來的員工超負核勞動;只考慮不合格品是否處置,忽視了處置過程中的環(huán)境影響等。如果從過程分析角度,同時考察過程特性對輸出特性的影響,就可能以全面和最優(yōu)(綜合收益最大或綜合損失最低)的方式作出決策。
????? 根據(jù)管理學中“關鍵的少數(shù)”原則,在管理體系中,在有限的資源條件下應優(yōu)先考慮對“關鍵過程”的管理。對環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系而言,雖然ISO 14001:2004和GB/T 28001-2001標準都沒有“關鍵過程”的提法但ISO 14001:2001標準4.4.6條款要求“識別和策劃與所確定的重要環(huán)境因素相關的運行”,GB/T 28001—2001標準4.4.6條款要求“識別與所認定的、需要采取控制措施的風險有關的運行和活動”。對于這里的“需要控制的運行和活動”可以理解為其管理體系中的“關鍵過程”。由此延伸,在一體化管理體系中,其“關鍵過程”應具有如下一個或多個特征:
??? (1)與顧客所關注產(chǎn)品要求有關的過程;
??? (2)與重大環(huán)境影響有關的過程:
??? (3)與重大職業(yè)健康安全風險有關的過程。
??? 從過程特性的角度看,上述“有關”指該過程包含與重要“輸出特性”有關的過程特性。
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三、一體化管理體系中的過程
???? ?基于過程建立一體化管理體系,應打破各管理體系標準的約束,把組成管理體系的所有過程作為一個整體,系統(tǒng)地分析各過程間的關系,恢復它們之間應有的聯(lián)系。
????? 一體化管理體系由哪些過程組成,首先取決于組織的管理方針、管理目標,更進一步取決于外界對組織輸出的要求和組織運行的實際。一體化管理體系所關注的輸出除包括預期提供給顧客的產(chǎn)品外,也包括諸如污染物的產(chǎn)生、資源的消耗、能量和有害物質的釋放等。一個組織能夠存在的首要原因是由于其能夠提供預期的產(chǎn)品,因而一體化管理體系中的過程首先應為提供預期的產(chǎn)品而設置。預期產(chǎn)品的特點在于其很難單獨依靠某一個過程,而需要多個過程共同完成,因此在決定一體化管理體系的主體架構方面,預期產(chǎn)品的要求起著主導作用。環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系所關注的輸出,幾乎產(chǎn)生于組織為提供預期產(chǎn)品而存在的各個過程中,而組織為了消除、減少和控制這些輸出的產(chǎn)生,又需要新的過程或變更原有的過程。
???? ?構成一體化管理體系的過程,還取決于其所依據(jù)的管理體系標準的要求。為使一體化管理體系符合這些標準,就需要能夠承載這些標準要求的過程,但三個標準的條款不應被教條地作為過程。ISO 9001:2000標準也無意給出通用的過程模式,而是從可能影響體系績效的因素考慮。以條款形式提出了管理要求,并希望這些條款的要求在組織對過程和體系的管理中得到滿足。因此,一個過程可能與一個(或幾個)標準的多個條款有關,在對過程進行策劃時,要考慮如何滿足這些條款的要求,從而用過程這個紐帶把不同標準的要求聯(lián)系在一起。
從管理體系PDCA的觀點和三個標準的總體思路,可以大致把組成一體化管理體系的過程按其功能分為以下幾類:
??? (1)具有戰(zhàn)略策劃功能的過程:
????? 確定顧客要求,如經(jīng)營戰(zhàn)略策劃、市場定位和細分:
????? 環(huán)境因素識別;
????? 環(huán)境影響評價;
????? 危險源辨識;
????? 職業(yè)健康安全風險評價;
????? 法律法規(guī)要求的識別;
????? 方針的制定;
????? 目標的制定:
????? 體系結構策劃;
????? 過程策劃。

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