4.4.1項目竣工檔案的收集

4.4.1.1收集范圍

凡是反映與項目有關(guān)的重要職能活動，具有查考利用價值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入項目檔案。

4.4.1.2收集時間

各類文件形成之后應(yīng)立即收集。其中重要的引進技術(shù)、設(shè)備的隨箱文件，開箱驗收后應(yīng)首先由綜合組、三期辦登記歸檔，再行復(fù)制和分發(fā)使用。

（1）????? 設(shè)備資料

設(shè)備安裝投入使用后歸檔，設(shè)備開箱隨機圖紙、說明書等在開箱后即時歸檔。

（2）????? 工程項目質(zhì)保記錄

(a)?設(shè)備采購和制造記錄、隨設(shè)備交付同時歸檔。

(b)?土建、安裝記錄在第一項目竣工后歸檔。

(c)?調(diào)試記錄在第一次試驗項目完成后一個月內(nèi)歸檔。

(d)?工程項目管理形成的質(zhì)保記錄，每年年底歸檔。

（3）????????? 工程合同、會議及收資資料

(a)?同協(xié)議書，在合同或協(xié)議簽定后一周內(nèi)歸檔。

(b)?因公出國參加會議或考察收集的文件材料在返廠后一個月內(nèi)歸檔。

(c)?參加國內(nèi)有關(guān)專業(yè)會議收集的文件資料應(yīng)返廠后即歸檔。

（4）????????? 照片及錄音檔案

(a)?照片按階段或季度向建設(shè)單位綜合組移交。

(b)?錄音帶錄制完成后即向建設(shè)單位綜合組移交。

4.4.1.3收集質(zhì)量要求

（1）????????? 字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。

（2）????????? 歸檔文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆）書寫、繪制。

（3）????????? 復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程序應(yīng)符合相應(yīng)的要求。

（4）????????? 錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

（5）????????? 電子文件應(yīng)作好定期備份工作。

4.4.2項目竣工檔案的整理

（1）????? 項目竣工檔案的整理應(yīng)按《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，由文件的形成單位進行整理。

（2）????? 建設(shè)單位有關(guān)機構(gòu)形成或收到的有關(guān)工程建設(shè)的前期文件，設(shè)備技術(shù)文件、竣工、調(diào)試、試運行及驗收文件，根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容，分別按單項或單位工程整理。

（3）????? 勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)資料和項目設(shè)計文件（施工圖除外）按項目或?qū)I(yè)整理。

（4）????? 施工過程中形成的工程管理、工程技術(shù)、質(zhì)量保證和質(zhì)量評定、工程事故處理以及竣工圖等由施工承包商按單項或單位工程進行整理。

（5）????? 建設(shè)單位授權(quán)的工程監(jiān)理單位形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件如有關(guān)項目報告、驗證材料及監(jiān)理文件由監(jiān)理單位進行整理。

（1）????? 項目竣工檔案的整理應(yīng)按國家《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，由文件的形成單位進行整理。

（2）????? 建設(shè)各有關(guān)機構(gòu)形成或收到的有關(guān)項目的前期文件，設(shè)備技術(shù)文件、竣工、調(diào)試、試運行及驗收文件，根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按單位工程整理。

（3）????? 勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)資料和項目設(shè)計文件（施工圖除外）按項目或?qū)I(yè)整理。

（4）????? 施工過程中形成的工程管理、工程技術(shù)、質(zhì)量保證和質(zhì)量評定、工程事故處理以及竣工圖等由施工承包商按單項或單位工程進行整理。

（5）????? 建設(shè)單位授權(quán)的工程監(jiān)理單位形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件如有關(guān)項目報告、驗證材料及監(jiān)理文件由監(jiān)理單位進行整理。

（6）建設(shè)單位授權(quán)的工程調(diào)試單位形成的調(diào)試業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件如調(diào)試大綱、各種試驗方案、措施等調(diào)試文件由調(diào)試單位整理、移交。

項目監(jiān)理應(yīng)建立在項目總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下的技術(shù)資料管理機構(gòu)。根據(jù)合同要求，負責(zé)分管項目工程下的監(jiān)理工作，包括施工圖會審、施工準備、地方性建筑取材及承包商裝置性材料的采購、施工、安裝、調(diào)試、竣工驗收、移交生產(chǎn)、安全管理、結(jié)算等全過程的建設(shè)監(jiān)理服務(wù)。應(yīng)從項目實施開始收集、積累、整理。

4.5.3.1施工承包商應(yīng)建立以項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下的技術(shù)責(zé)任制，制訂每個單位工程、單項工程文件包的具體實施辦法及管理程序，監(jiān)督文件包的建立和實施。

4.5.3.2單位工程根據(jù)本工程“單位、分部、單元工程名稱和編碼”劃分。

4.5.4.1竣工圖的編制應(yīng)及時、正確、完整，應(yīng)在各分部工程竣工后2個月內(nèi)完成相應(yīng)的竣工圖。

4.5.4.2設(shè)計單位應(yīng)編制“竣工圖編制總說明”（敘述竣工圖編制原則并包括專業(yè)的竣工圖卷冊目錄）。對每冊修改圖紙，應(yīng)編制分冊說明（包括修改內(nèi)容、修改原因、提供修改資料單位等）。

4.5.4.3設(shè)計單位根據(jù)設(shè)計修改通知單重新繪制的竣工圖必須按竣工圖標題欄標釋。

4.5.4.4無設(shè)計變更的施工圖，設(shè)計單位應(yīng)逐張審核，確認與現(xiàn)場相符后逐頁加蓋竣工圖章。

4.5.4.5凡四級圖有修改的，又需要修改五級圖或清冊的，應(yīng)繼續(xù)修改。

4.5.4.6竣工圖的內(nèi)容及深度

4.5.4.7竣工圖應(yīng)滿足以下基本要求

4.5.4.7.1竣工圖出圖范圍內(nèi)的成品深度應(yīng)等同于對應(yīng)的施工圖文件的深度。

4.5.4.7.2竣工圖以施工圖為基礎(chǔ)，并依據(jù)設(shè)計變更通知單、施工承包商、調(diào)試單位、工作聯(lián)系單和設(shè)計更改的有關(guān)文件，對于資料不夠齊全的，應(yīng)以現(xiàn)場的施工驗收紀錄和調(diào)試記錄為依據(jù)。

4.5.4.7.3竣工圖內(nèi)容應(yīng)真實反應(yīng)本工程竣工驗收時的實際情況，各專業(yè)均應(yīng)編制竣工圖，專業(yè)之間相互協(xié)調(diào)，相互配合，相輔相成，各分冊的主要變更內(nèi)容應(yīng)反映到總圖上。

4.5.4.7.4對于隱蔽工程的竣工圖，不僅要依據(jù)修改設(shè)計通知單、工程聯(lián)系單、還要依據(jù)施工承包商、監(jiān)理單位的施工記錄。

4.5.4.7.5竣工圖應(yīng)確切、清楚、完整、統(tǒng)一，并附上必要的修改說明，文字說明應(yīng)簡練，印刷質(zhì)量符合檔案管理的標準。

4.5.4.7.6竣工圖要與實際情況相符，必須規(guī)格統(tǒng)一、圖面整潔、字跡清楚、逐級審核，并要由承擔施工的技術(shù)負責(zé)人簽字。

4.5.4.7.7按照合同約定提供竣工圖資料一式三份，每頁加蓋竣工圖章，同時提供電子版二套。

4.5.4.7.8竣工圖資料匯編成卷的原則是一個單位（或分部）工程組成一卷，根據(jù)單位（或分部）工程項目數(shù)的多少可分多冊，每卷附卷內(nèi)目錄。（見附表1）

4.5.4.7.9每張圖紙按規(guī)格大小折疊，標題欄均在外。

4.5.4.7.10竣工資料正式移交時，移交雙方在竣工資料移交清單（一式三份）上簽字生效，建設(shè)單位綜合組檔案管理人員負責(zé)對正式移交的資料進行歸檔和管理，負責(zé)將移交后的所有竣工資料按《檔案工作管理標準》和《火電企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表》分類入庫。

4.6.1組卷要遵循文件材料的形成規(guī)律和科技檔案的成套性特點，保持文件之間的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理。

4.6.1.1項目施工文件按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣（電力、照明）、暖通、通訊、工藝、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按系統(tǒng)、種類、部件等級卷，管理性文件按時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項目竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗文件按單項或單位工程組卷。

4.6.1.2竣工圖與相應(yīng)更改文件一起立卷，（依工程聯(lián)系單、設(shè)計更改單、材料代用單、技術(shù)核定單等順序）排于相應(yīng)竣工圖之后。

4.6.1.3卷內(nèi)文件不重復(fù)，盡量保持保管期限一致，如不一致，保管期限從長。

4.6.2卷內(nèi)文件排列

4.6.2.1管理性文件按問題或重要程序和時間排列。

4.6.2.2施工文件可按單位工程組卷，各類文件的順序應(yīng)依（附件2）排列。

4.6.2.3設(shè)備文件按開箱驗收、隨機圖樣、安裝、調(diào)試、運行、維修保養(yǎng)排列。

4.6.2.4竣工圖按專業(yè)和圖號排列。如果變更文件太多，單獨立卷并排在圖紙卷之后。如果一張變更涉及的內(nèi)容在兩卷或多卷之中，則應(yīng)復(fù)制，分別立于每卷中或在每卷中或在每卷備考表中加注互見號。

4.6.2.5卷內(nèi)文件一般文件材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后。

4.6.2.6監(jiān)理部門對單項（單位）工程竣工檔案的評價報告入于該單項（單位）工程竣工檔案最后一個案卷備考表之前。

4.6.2.7卷內(nèi)文件與附表的排列順序為：卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄（不裝訂卷為卷內(nèi)文件目錄）、卷內(nèi)文件、卷內(nèi)備考表。

4.7.1編寫案卷頁號

4.7.1.1卷內(nèi)文件均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖紙的頁號編在右下角或標題欄右上角；成套圖紙或印刷成冊文件，不必重新編頁號；各卷之間一般不連續(xù)編頁號。

4.7.1.2為使編制標準化，竣工文件編制單位可以暫以鉛筆編寫，檔案整體編制時由檔案人員打號，打號用黑油墨。

4.7.2案卷封面和背脊

4.7.2.1案卷采用卷外封面和卷內(nèi)封面兩種形式，內(nèi)封面由編制單位填寫，外封面由檔案科整體編制時編寫或計算機打印。

4.7.2.2案卷題名應(yīng)簡明、準確地揭示案卷文件的內(nèi)容，包括項目名稱、代號及組件、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱代號見分類規(guī)則，簡寫或代碼應(yīng)力求一致。

4.7.2.3編制單位填寫卷內(nèi)文件形成單位或要責(zé)任者。

4.7.2.4編制日期，填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期。

4.7.2.5填寫劃定的保管期限：保管期限劃定按附件5規(guī)定執(zhí)行。同卷中存有不同保管期限者，從長規(guī)定。

4.7.2.6依據(jù)保安規(guī)定填定密級。

4.7.2.7檔號按分類規(guī)則填寫，一般填寫四級。

4.7.2.8背脊填寫檔號及編碼。

4.7.2.9背脊和封面暫用鉛筆填寫（或由綜合組整編時打印）

4.7.3卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄內(nèi)容有序號、文件編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁號……

4.7.3.1順序號用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。

4.7.3.2文件題名，填寫題名全稱。

4.7.3.3文件編號，填寫文件文號或圖號。

4.7.3.4責(zé)任者，填寫形成部門或主要責(zé)任者。

4.7.3.5日期，填寫形成文件的年、月、日。

4.7.3.6頁號，填寫每份文件首頁，最后一份文件寫起止頁號。

4.7.3.7不裝訂卷應(yīng)編制每份文件的頁號，并于卷內(nèi)目錄中填寫起止頁號。

4.7.4卷內(nèi)備考表要標注卷內(nèi)文件件數(shù)、頁數(shù)、不同載體與形成的文件數(shù)量；文字材料與圖紙數(shù)量；組卷人和檢驗人及立卷時間等；標注反映同一內(nèi)容而存于不同卷內(nèi)的互見號及載體形式等應(yīng)說明的問題。

4.7.5案卷分為兩種形式：裝訂卷和不裝訂卷，不裝訂卷要按卷內(nèi)文件目錄次序排列。裝訂卷內(nèi)不同尺寸文件要編一折疊成A4幅面；長期永久保存卷不得有金屬物（不銹鋼除外），裝訂卷要求裝訂邊和下邊對齊。

4.8.1竣工資料文件包管理的實施

4.8.1.1施工承包商負責(zé)在施工過程中及時、準確地充實文件包中的各項記錄，并根據(jù)驗評范圍規(guī)定及時辦理各級驗收簽字手續(xù)，驗收簽字手續(xù)不齊全，不得進行下道工序的施工。

4.8.1.2監(jiān)理單位定期對施工承包商建立的文件包進行檢查，并公布檢查結(jié)果。對于檢查不合格的單位，要提出整改意見；整改單位應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)整改完畢并書面通知監(jiān)理單位復(fù)查。

4.8.1.3建設(shè)單位將根據(jù)工程進展情況，不定期對施工承包商建立的文件包進行抽查，并公布抽查結(jié)果。對于抽查不合格的單位，要提出整改意見，同時向監(jiān)理單位提出加強監(jiān)理意見；整改單位應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)整改完畢并書面通知建設(shè)單位及監(jiān)理單位復(fù)查。

4.8.1.3對整改后仍不合格或不進行整改的單位，不能進行竣工驗收。

4.8.2監(jiān)理單位初審

單位工程竣工后，施工承包商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)向監(jiān)理單位提交竣工資料原件（散頁）一份供審查，原件應(yīng)符合《火電機組達標投產(chǎn)考核標準（2006年版）》和《火電機組達標投產(chǎn)動態(tài)考核辦法（2006年版）》中“工程檔案管理”項目實施細則的有關(guān)要求。監(jiān)理單位應(yīng)在一周內(nèi)對施工承包商送來的原件按照本程序進行審查，對不合要求的提出整改意見。見附表三：竣工資料審查記錄。具體要求見附件1：竣工資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容、附件2：竣工資料文件包結(jié)構(gòu)形式及內(nèi)容。施工承包商按照監(jiān)理意見積極進行整改。

4.8.3建設(shè)單位復(fù)審

整改完畢的竣工資料由施工承包商送建設(shè)單位復(fù)審。綜合組應(yīng)在一周內(nèi)按照檔案管理的要求進行審查，并提出整改意見。見附表三：竣工資料審查記錄。具體要求見附件1：竣工資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容、附件2：竣工資料文件包結(jié)構(gòu)形式及內(nèi)容。

施工承包商按照整改意見積極進行整改。

4.8.4驗收委員會終審

在各參建單位完成竣工檔案編制并進行內(nèi)部審查后，由建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方、設(shè)計方組立驗收委員會。與會各方在自己的職責(zé)范圍內(nèi)根據(jù)合同要求和有關(guān)規(guī)范對竣工檔案的準確性、完整性和系統(tǒng)性及編制質(zhì)量進行審查。驗收委員會負責(zé)對整改完畢的竣工資料進行終審，并簽署意見。

經(jīng)驗收委員會審查后的資料，施工承包商負責(zé)將各單位的意見匯總，與批準頁一并交監(jiān)理公司總監(jiān)簽批，監(jiān)理公司批準后送建設(shè)單位技術(shù)總負責(zé)人批準（在批準頁簽字）。

竣工資料批準頁（形式見附表二）的簽署：

①施工承包商編制欄由單位工程施工技術(shù)負責(zé)人簽字，審查由施工處技術(shù)負責(zé)人或生產(chǎn)技術(shù)部門負責(zé)人簽字，批準由施工承包商技術(shù)總負責(zé)人簽字，并加蓋公章。

②監(jiān)理單位由總監(jiān)簽字，并加蓋公章。

③建設(shè)單位中，主體工程由分管廠長簽字，并加蓋公章；主體工程以外的工程由分管副總工程師以上簽字，并加蓋公章。

4.10.1加蓋正式頁號后的資料按合同約定的要求向建設(shè)單位移交六份（原件一份，復(fù)印件五份）?？⒐べY料正式移交后辦理竣工結(jié)算手續(xù)。

4.10.2竣工資料正式移交時，移交雙方在竣工資料移交清單（一式二份）上（見附表九）簽字生效，綜合組檔案管理人員負責(zé)對正式移交的資料進行歸檔和管理。

文件包正式移交后，因達標投產(chǎn)等考核活動需要修改補充時，施工承包商應(yīng)積極做好完善、補充工作，直至達標通過。

綜合組檔案管理人員負責(zé)將移交后的所有竣工資料按《檔案工作管理標準》和《火力電企業(yè)檔案分類分類表（6—9大類）》分類、整體整理、入庫保管。

無

6.1建設(shè)項目：指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設(shè)計進行施工的獨立組成的單位。

6.2單位工程：指單項工程中性質(zhì)不同，可以獨立組織施工的工程。

6.3項目文件：指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文、圖表、聲像等形式的，以紙質(zhì)、膠版、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件，竣工文件和竣工驗收文件等。

6.3.1項目前期文件：指工程開工以前在立項、審批、勘測、設(shè)計以及工程核準過程中形成的文件。

6.3.2項目竣工文件：指項目竣工時形成的反映施工（指建筑、安裝，以下同）過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖文件和監(jiān)理文件組成。

a)????? 項目施工文件：指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。

b)????? 項目竣工圖：指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。

c)????? 項目監(jiān)理文件：指監(jiān)理單位對項目工程質(zhì)量、工期和建設(shè)資金使用等內(nèi)容時行控制的文件。

6.3.3項目竣工驗收文件：指項目竣工后試生產(chǎn)中以及項目竣工驗收時形成的文件。

6.4項目檔案：指經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后的項目文件。

6.5項目竣工驗收：指基本建設(shè)項目竣工、試運行后，由有關(guān)主管部門組織對項目的全面考核、檢查。

6.6歸檔：建設(shè)項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理單位在項目完成后向建設(shè)單位或受托的承包單位提交經(jīng)整理的全部文件；華電青島發(fā)電有限公司各職能部門將項目各階段中形成的經(jīng)過匯總整理的文件定期或不定期移交給檔案管理部門的工作。

7.1《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》

7.2《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》國檔發(fā)[1988]4號

7.3《電力企業(yè)檔案分類規(guī)則》

7.4《火電機組達標投產(chǎn)考核辦法（2008年版）及其相關(guān)規(guī)定》

7.5國家檔案局《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》國檔發(fā)[1992]8號

7.6《火力發(fā)電廠基本建設(shè)工程啟動及竣工驗收規(guī)程》

7.7《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001

7.8《華電青島發(fā)電有限公司公文及資料管理辦法》

8.1各單位在竣工資料整理、完善、移交的費用按合同要求自負，難以明確的少量費用可計入成本。

8.2竣工資料在建立、實施、審查、移交歸檔、借閱過程中，各有關(guān)單位要建立文檔登記制度，防止丟失。

8.3監(jiān)理、調(diào)試、施工承包商在接收到“施工圖設(shè)計修改版”的同時，該施工圖的前一版自動作廢，不在另行通知。

8.4資料編制單位未按合同和本程序要求編制竣工資料，以及由此造成的施工與工程驗收延誤，造成的實際經(jīng)濟損失，均由責(zé)任方承擔。

8.5由于不可抗拒的客觀原因造成竣工圖紙不完整時，三期辦應(yīng)會同設(shè)計、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)單位研究補救措施，盡可能彌補損失。經(jīng)驗收委員會核實后，報上級有關(guān)部門批準，作特殊處理。

8.6工程名稱統(tǒng)一采用為“華電青島發(fā)電有限公司三期2×300MW級供熱機組擴建工程”